各單位、各部門：
根據(jù)《九江學院檔案管理辦法》,現(xiàn)就2023年度及往年學校各類檔案移交工作通知如下：
一,、移交范圍
1,、機關(guān)、教輔,、二級學院的黨務(wù),、行政、業(yè)務(wù)文書檔案,。
2,、聲像、實物類檔案實物暫存原單位,，只移交目錄,。
詳見《九江學院各部門檔案歸檔范圍與保管期限》(見附件1)
二、移交要求
1,、按照《九江學院部門立卷歸檔工作規(guī)范》（見附件2）進行檔案整理,，保證檔案歸檔的規(guī)范性,。
2、檔案移交文件目錄（附件3）紙質(zhì)版一式兩份,，電子版用U盤現(xiàn)場提交,，不涉密的亦可私發(fā)給檔案館接收人員。目錄中檔案名稱,、數(shù)量,、頁碼等信息應(yīng)準確完整。
3,、檔案的盒內(nèi)文件目錄（附件4）除紙質(zhì)版放置盒內(nèi),，還需要將電子版轉(zhuǎn)換成PDF格式，在檔案管理信息系統(tǒng)中提交,。
4,、有條件的檔案立卷部門應(yīng)將紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步歸檔。歸檔時將檔案電子版轉(zhuǎn)換成PDF格式,，在檔案管理信息系統(tǒng)中提交,，可方便本部門今后利用所提交的檔案。暫不具備電子化條件的,，移交檔案時可只在系統(tǒng)中提交盒內(nèi)目錄,，但應(yīng)在檔案移交文件目錄（附件3）的“備注”欄注明“未數(shù)字化”
三、移交時間
1,、正常歸檔
2024年12月30日前,，各部門完成2023年應(yīng)歸檔的黨務(wù)、行政,、業(yè)務(wù)檔案的整理歸檔工作,；
寒假前各二級學院完成2024屆畢業(yè)生的學籍檔案歸檔。
2,、往年檔案歸檔
凡各部門存有2022年及之前應(yīng)歸檔的各類檔案,，請于2025年6月底前完成整理歸檔。
檔案較多的部門可在歸檔期限內(nèi),，分期分批整理,、移交。不宜實物歸檔的,，可只提交檔案目錄,。特殊情況請與檔案館溝通說明。
四,、聯(lián)系方式
在檔案收集,、整理,、編目,、移交工作過程中如有疑問,，請與檔案館工作人員聯(lián)系。
聯(lián)系人：臧老師,、張老師,，聯(lián)系電話：8334003。
檔案館
2024年11月15日
附：
1,、九江學院各部門檔案歸檔范圍與保管期限
2,、九江學院部門立卷歸檔工作規(guī)范
3、移交文件目錄模版
4,、歸檔盒內(nèi)文件目錄模版
贛公網(wǎng)安備36040202000313
學生
教工
校友
考生
訪客
